Księgowi korzystają z AI.
Zasady powinny powstać, zanim zapyta o nie klient.
Gotowy zestaw dokumentów – do wydruku i uzupełnienia w ok. 2 godziny.
Biuro z zespołem 790 zł · księgowa solo 390 zł
Zasady korzystania z AI, rejestr sytuacji z praktyki biura, informacja dla klientów i Sygnalizator praktyk – dla księgowej pracującej samodzielnie (Solo) albo dla biura z zespołem, ze szkoleniem i testem (XS). Pobranie zaraz po płatności, wdrożenie w ok. 2 godziny.
- Solo – dla jednej osoby, XS – bez limitu liczby pracowników
- Faktura VAT
- Do wydruku (PDF) i edycji (Word, Excel)
- Uwzględnia wybrane wymagania AI Act i RODO
Kiedy biuro potrzebuje zasad korzystania z AI?
Wystarczy jedna z poniższych sytuacji.
Klient lub jego kontrahent oczekuje informacji, z jakich narzędzi AI korzysta biuro przy obsłudze księgowej i kadrowej oraz jak chroni dane. Biuro nie ma dokumentu, który mogłoby przedstawić.
Warunki korzystania z danych zależą od dostawcy, rodzaju konta i ustawień – bezpłatne i prywatne konta mogą wykorzystywać wprowadzone treści do trenowania modeli. Bezpłatne konta zwykle nie dają możliwości zawarcia umowy powierzenia danych, a biuro przetwarza dane klientów w ich imieniu i odpowiada za ich ochronę.
AI Act zobowiązuje firmy korzystające z AI do działań wspierających kompetencje pracowników (art. 4). Szkolenie z testem i zaświadczeniem pomaga wykazać te działania – nie jest certyfikatem zgodności, a zakres działań powinien odpowiadać sposobowi korzystania z AI w biurze.
Pakiety dla biura rachunkowego.
Wybór zależy od tego, kto w biurze korzysta z AI. Ceny zawierają podatek VAT (23%), faktura VAT jest wystawiana automatycznie, link do pobrania przychodzi zaraz po płatności. Firmy spoza branży rachunkowej: pakiety uniwersalne.
Solo branżowy · biuro rachunkowe
8 dokumentów do wydruku (PDF) i edycji (Word, Excel). Wyróżnione – praktyka biura:
- Zacznij tutaj: po co, co i kiedy się zmienia, 3 kroki
- Zasady korzystania z AI – do podpisu przez przedsiębiorcę
- Rejestr AI z praktyki biura: program księgowy i kadrowo-płacowy, 16 sytuacji
- Informacja dla klientów i klauzule do umów
- Odpowiedzi na ankietę klienta
- Co zrobić, gdy coś pójdzie nie tak
- Sygnalizator praktyk AI z praktyki biura i ściąga z 5 wzorami dla biura
- Przewodnik po narzędziach AI
XS branżowy · biuro rachunkowe
11 dokumentów do wydruku (PDF) i edycji (Word, Excel) oraz „Zacznij tutaj”. Wyróżnione – praktyka biura:
- Zasady korzystania z AI
- Rejestr AI z praktyki biura: program księgowy i kadrowo-płacowy, 17 sytuacji (m.in. OCR i dekretacja, kadry i płace, komentarze do wyników)
- Informacja dla klientów o korzystaniu z AI
- Wzory klauzul do umów
- Procedura incydentu AI z formularzem i rejestrem
- Odpowiedzi na ankietę klienta – 15 pytań
- Test wiedzy z pytaniami z praktyki biura, oświadczenie, zaświadczenie
- Lista kontrolna wdrożenia
- Przewodnik po narzędziach AI
- Sygnalizator praktyk AI – 20 sytuacji z pracy biura (e-Urząd Skarbowy, PUE ZUS, KSeF, listy płac)
- Szkolenie z przykładami z pracy biura rachunkowego (PDF)
Dokumenty są przygotowane w wersji wybranej w zamówieniu: dane klientów nie trafiają do AI albo trafiają wyłącznie do narzędzi sprawdzonych przed użyciem i za zgodą klienta. Wyjątek w obu wersjach: funkcje AI programu księgowego i kadrowo-płacowego objęte umową powierzenia. Bezpłatna diagnoza (ok. 5 minut) podpowiada pakiet i wersję. Pakiety nie stanowią porady prawnej ani opinii prawnej.
Jak wyglądają dokumenty.
Fragmenty dokumentów pakietu uzupełnionych danymi fikcyjnego biura rachunkowego. W pakiecie pola do wpisania są puste: PDF do wydruku oraz pliki Word i Excel do uzupełnienia na komputerze.
Wersja ogólna: praktyki dozwolone, dozwolone z warunkami i zakazane na jednej stronie. Pakiet dla biura zawiera wersję z 20 sytuacjami z pracy biura. Link do pobrania zostanie przesłany na podany adres.
Sygnalizator jest przesyłany po wykonaniu bezpłatnej diagnozy (11 pytań, ok. 5 minut) – formularz pojawi się przy wyniku. Przejdź do diagnozy →
Jak wygląda wdrożenie.
Pakiet jest przygotowany tak, aby właściciel biura lub wskazana osoba wdrożyła go samodzielnie, bez zatrudniania konsultanta.
Ok. 2 godziny pracy właściciela: dokument „Zacznij tutaj”, wpisanie danych firmy – odręcznie na wydruku albo w programie Word – i oznaczenie w Rejestrze stosowanych narzędzi i zastosowań.
Każda osoba korzystająca z AI: szkolenie (ok. 30 minut), test z informacją zwrotną po każdym pytaniu i ściąga z 5 wzorami poleceń dla biura, bez danych klientów.
Zasady zatwierdzone przez właściciela, rejestr narzędzi, informacja dla klientów oraz potwierdzenia szkolenia z podpisami – materiał do przedstawienia klientowi, który dokumentuje zasady korzystania z AI w firmie.
Rafał Szczepanik.
25 lat w IT, w tym 20 w sektorze finansowym. Doświadczenie w budowie zasad korzystania z AI w instytucji finansowej, przeniesione na potrzeby małych firm: tylko to, co firma jest w stanie wdrożyć i utrzymać.
Pytania biur rachunkowych.
Czy otrzymam wypełnione dokumenty?
Nie. Pakiety są przeznaczone do samodzielnego wdrożenia: zawierają gotowe wzory dokumentów w wersji wybranej w zamówieniu oraz dokument „Zacznij tutaj” z instrukcją. Dane firmy, stosowane narzędzia i decyzje (np. które sytuacje z Rejestru firma stosuje) uzupełnia nabywca – na wydruku albo w programach Word i Excel. Wdrożenie zajmuje około 2 godzin.
Czy biuro może wprowadzać dane klientów do narzędzi AI?
Pakiet jest dostępny w dwóch wersjach, wybieranych w zamówieniu. Wersja „bez danych klientów w AI”: dane klientów nie trafiają do czatów AI ani tłumaczy; wyjątkiem są funkcje AI programu księgowego i kadrowo-płacowego objęte umową powierzenia. Wersja „dane klientów w AI wyłącznie za zgodą klienta”: dane klientów trafiają wyłącznie do narzędzi sprawdzonych przed użyciem i dopuszczonych w Rejestrze (płatne konto, umowa powierzenia, brak uczenia AI na danych) – i tylko u klientów, którzy się na to zgodzili. Biuro przetwarza dane w imieniu klienta, dlatego przekazanie ich kolejnemu podmiotowi, np. dostawcy AI, wymaga zgody klienta jako administratora danych (art. 28 ust. 2 RODO). Zgoda nie zastępuje pozostałych wymogów: umowy z dostawcą, zabezpieczeń i oceny ryzyka. Diagnoza podpowiada wersję, a wybór należy do biura.
Czy pakiet uwzględnia program księgowy i kadrowo-płacowy biura?
Tak. Rejestr AI zawiera pozycje dla programu księgowego i kadrowo-płacowego oraz modułów AI w bazach prawno-podatkowych – biuro wpisuje nazwę stosowanego programu i oznacza status narzędzia. Rejestr obejmuje 17 sytuacji z praktyki biura (w pakiecie Solo – 16), m.in. odczyt dokumentów (OCR) i dekretację, kadry i płace oraz komentarze do wyników klienta.
Kto odpowiada za błąd popełniony przy użyciu AI?
Korzystanie z AI nie zwalnia biura z obowiązków wynikających z umowy z klientem i przepisów – za usługę odpowiada biuro, także gdy przy pracy użyto AI. Zasady i szkolenie wskazują, które wyniki AI wymagają sprawdzenia przez człowieka przed przekazaniem klientowi lub wysłaniem do urzędu.
Czym różni się pakiet dla biura od pakietu Uniwersalnego?
Pakiety dla biura zawierają te same rodzaje dokumentów co uniwersalne, uzupełnione o praktykę branży: rejestr sytuacji z pracy biura, Sygnalizator z sytuacjami m.in. z e-Urzędu Skarbowego, PUE ZUS, KSeF i list płac oraz 5 wzorów poleceń dla biura; w pakiecie XS także test i szkolenie z przykładami z biura. Pakiety uniwersalne.
Jakie obowiązki z AI Act dotyczą biura rachunkowego?
Biuro korzystające z narzędzi AI jest zobowiązane podejmować działania wspierające kompetencje pracowników w zakresie AI, np. szkolenie i zasady korzystania (art. 4 AI Act w brzmieniu rozporządzenia (UE) 2026/1744), oraz nie stosować praktyk zakazanych (art. 5). Od 2 sierpnia 2026 r. obowiązują wymogi przejrzystości (art. 50) – ich zakres zależy od rodzaju narzędzia i zastosowania, np. oznaczanie treści udających prawdziwe osoby lub zdarzenia. Od 2 grudnia 2027 r. (termin po zmianach rozporządzeniem 2026/1744) stosuje się obowiązki dotyczące systemów wysokiego ryzyka z załącznika III – mogą nimi być m.in. niektóre systemy do rekrutacji i oceny pracowników; klasyfikacja zależy od przeznaczenia systemu. Dane klientów w narzędziach AI podlegają RODO i umowom powierzenia.
Czy pakiet stanowi poradę prawną?
Nie. Pakiet zawiera wzory dokumentów, materiały szkoleniowe i informacje o warunkach popularnych narzędzi AI. Decyzja o wdrożeniu dokumentów i ich dostosowaniu należy do biura. W sytuacjach nietypowych, w szczególności przy zastosowaniu AI w kadrach, zalecana jest konsultacja z prawnikiem.