Pracownicy korzystają z ChatGPT.
Zasady powinny powstać, zanim zapyta o nie klient.

Nie. Pakiety są przeznaczone do samodzielnego wdrożenia: zawierają gotowe wzory dokumentów w wersji wybranej w zamówieniu oraz dokument „Zacznij tutaj” z instrukcją. Dane firmy, stosowane narzędzia i decyzje (np. które sytuacje z Rejestru firma stosuje) uzupełnia nabywca – na wydruku albo w programach Word i Excel. Przygotowanie i uzupełnienie dokumentów zajmuje właścicielowi około 2 godzin; szkolenie zespołu w pakietach XS to osobny etap (ok. 30 minut na osobę).

Nie. Pakiet zawiera wzory dokumentów, materiały szkoleniowe i informacje o warunkach popularnych narzędzi AI. Decyzja o wdrożeniu dokumentów i ich dostosowaniu należy do firmy. W sytuacjach nietypowych, w szczególności przy zastosowaniu AI w kadrach, zalecana jest konsultacja z prawnikiem.

Firma korzystająca z narzędzi AI jest zobowiązana podejmować działania wspierające kompetencje pracowników w zakresie AI, np. szkolenie i zasady korzystania (art. 4 AI Act w brzmieniu rozporządzenia (UE) 2026/1744), oraz nie stosować praktyk zakazanych (art. 5). Od 2 sierpnia 2026 r. obowiązują wymogi przejrzystości (art. 50) – ich zakres zależy od rodzaju narzędzia i zastosowania, np. oznaczanie treści udających prawdziwe osoby lub zdarzenia. Od 2 grudnia 2027 r. (termin po zmianach rozporządzeniem 2026/1744) stosuje się obowiązki dotyczące systemów wysokiego ryzyka z załącznika III – mogą nimi być m.in. niektóre systemy do rekrutacji i oceny pracowników; klasyfikacja zależy od przeznaczenia systemu. Niezależnie od AI Act dane klientów w narzędziach AI podlegają RODO i umowom powierzenia.

Pakiety branżowe (Solo i XS) zawierają te same rodzaje dokumentów co uniwersalne – PDF do wydruku oraz pliki Word i Excel, w wersji wybranej w zamówieniu – uzupełnione o praktykę danej branży. W pakiecie XS dla biura rachunkowego: rejestr z 17 sytuacjami (w biurze rachunkowym m.in. odczyt dokumentów i dekretacja, kadry i płace, komentarze do wyników), test z pytaniami z praktyki, Sygnalizator z 20 sytuacjami i szkolenie z przykładami branżowymi. Solo jest przeznaczony dla osoby, która sama korzysta z AI – bez szkolenia i testu dla zespołu; XS – dla firmy z pracownikami lub współpracownikami, bez limitu liczby osób.

Nie. Pakiety XS są licencjonowane na firmę: dokumenty, szkolenie i test można udostępnić wszystkim pracownikom, współpracownikom i podwykonawcom firmy, bez dopłat za kolejne osoby. Licencja nie obejmuje udostępniania pakietu innym firmom. Wyjątkiem jest pakiet Solo – licencja dla jednej osoby prowadzącej działalność bez pracowników korzystających z AI.

Wersja „bez danych klientów w AI” jest przeznaczona dla firm, które nie wpisują do narzędzi AI dokumentów, danych osobowych ani treści spraw klientów – AI służy do pracy bez tych danych. Wersja „dane klientów w AI wyłącznie za zgodą klienta” dopuszcza dane klientów wyłącznie w narzędziach sprawdzonych przed użyciem (płatne konto, umowa powierzenia z dostawcą, brak uczenia AI na danych) i dodatkowo za zgodą klienta. Zgoda nie zastępuje pozostałych wymogów RODO – umowy z dostawcą, zabezpieczeń i oceny ryzyka. Pakiet zawiera dokumenty tylko dla jednej wersji, wybranej w formularzu zamówienia; wynik diagnozy podpowiada wersję.

Subskrypcja daje dostęp do bieżącej wiedzy i wzorów ogólnych, które firma samodzielnie składa w całość. Pakiet jest jednorazowym, kompletnym zestawem: zasady korzystania z AI, rejestr narzędzi i zastosowań, informacja dla klientów, klauzule, procedura incydentu, szkolenie z testem i zaświadczeniem – spójne ze sobą i gotowe do podpisu po uzupełnieniu danych firmy i dostosowaniu do jej praktyki; sytuacje nietypowe wymagają indywidualnej oceny. Przygotowanie dokumentów zajmuje ok. 2 godzin. Pakiet nie wymaga abonamentu.

Rejestr zawiera listę kontrolną „Nowe narzędzie”: rodzaj konta, trenowanie modeli na danych firmy, miejsce przetwarzania danych i umowa powierzenia. Narzędzie wpisuje się do Rejestru po jej wypełnieniu i zatwierdzeniu przez osobę odpowiedzialną za AI. Przewodnik po narzędziach AI (Dokument 9) wskazuje, gdzie sprawdzić warunki dostawcy.

Pakiet przygotował Rafał Szczepanik (TTI, działalność od 2001 r.) – 25 lat w IT, w tym 20 w sektorze finansowym, doświadczenie w budowie zasad korzystania z AI w instytucji finansowej.